Données personnelles

Préambule

IDEX SERVICES (ci-après, « nous ») accorde une grande importance à la protection des données personnelles, que nous traitons sur notre site internet www.idex.fr (ci-après le « Site ») lors de votre navigation sur le Site ou lors de l’utilisation de nos services proposés sur le Site.

Par la présente Politique, IDEX SERVICES s’engage à protéger vos Données Personnelles conformément aux réglementations en vigueur, notamment à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après loi « Informatique et Libertés ») et au Règlement UE n°2016/679 du 27 avril 2016 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »). 

Vous êtes concerné par cette Politique, si vous êtes (ci-après « vous » ou « Utilisateur » ) : 

• Un de nos clients ;
• Un de nos partenaires et nos fournisseurs ; 
• Un prospect ou journaliste intéressé par nos produits ou services dès lors que vous nous communiquez vos données personnelles via le formulaire de contact ;
• Un candidat : consultation des offres de recrutement à la rubrique “Nous rejoindre” et envoi de candidature sur notre « Espace recrutement » ; 
• Un internaute qui visite et accède à notre Site. 

1. Définitions

« Données Personnelles », « Données à Caractère Personnel » ou « Données »  : toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres notamment le nom, prénom, l’adresse email, le numéro de téléphone. 

« Délégué à la Protection de Données » ou « DPO » : la personne chargée de mettre en œuvre la conformité au RGPD au sein de l'organisme qui l'a désignée s'agissant de l'ensemble des traitements mis en œuvre par cet organisme.

« Destinataire » : toute personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s'agisse ou non d'un tiers.

« Personne concernée » : toute personne physique dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées.

« Politique » : la présente politique de protection des données du site internet  www.idex.fr. 

« Responsable du traitement » : Toute personne morale ou personne physique qui qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel.

« Site » : désigne le site institutionnel www.idex.fr. 

« Sous-traitant » : la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données pour le compte d'un autre organisme (le responsable de traitement), dans le cadre d'un service ou d'une prestation.

« Traitement de données à caractère personnel » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

« Utilisateur » : Toute personne physique qui accède à notre Site. 

2. Identité et coordonnées du responsable du traitement et de son DPO

Le site internet www.idex.fr est édité par IDEX SERVICES, Société par Actions Simplifiée, au capital de 54.443.605 €, dont le siège social est situé au 18-20 Quai du Point du Jour - 92100 Boulogne-Billancourt - France, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 632 037 982.

IDEX SERVICES traite les données personnelles vous concernant collectées depuis le présent Site, et agit en qualité de responsable de traitement, individuellement ou conjointement avec une/ou des filiales du groupe Idex. 

Pour toute question en lien avec la collecte et le traitement de vos Données opérés par IDEX SERVICES, vous pouvez contacter par courrier électronique notre délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse suivante : dpo@idex.fr.

3. Pourquoi collectons-nous vos Données Personnelles (finalités) ? 

Les Données Personnelles vous concernant, que nous collectons via le site internet www.idex.fr nous permettent de :

• Répondre à vos demandes via le formulaire de contact disponible sur notre Site ;
• Vous rediriger vers les offres d’emplois via la rubrique “Nous rejoindre” ;
• Accéder à l'espace Clients ou fournisseurs via l'onglet "votre espace" ;
• Nous suivre sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Twitter, Facebook, Instagram et Youtube) ; 
• Trouver l’agence la plus proche de chez vous en renseignant votre code postal ou en vous géolocalisant sur la base de votre consentement ; 
• Suivre l’activité du Site, la fréquentation, et les pages consultées ;
• Améliorer notre Site et vous présenter un contenu pertinent et performant ;
• Assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site.

4. Comment vos Données Personnelles sont-elles collectées (origine des Données) ?

Dans le cadre de nos activités et des finalités listées ci-dessus, nous sommes susceptibles de collecter les Données Personnelles vous concernant par différents canaux :

• Directement à partir de notre formulaire de contact, ou lorsque vous nous contactez par email sur l’adresse générique : communication@idex.fr 
• Par l’intermédiaire des cookies déposés sur notre Site, dans le respect de la réglementation applicable. Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique des cookies.

5. Sur quels fondements légaux nous traitons vos données ? 

Le traitement de vos données (décrites ci-dessus) est fondé sur l’une des bases légales suivantes, conformément à l’article 6 RGPD :

1. Votre consentement : 

• Lorsque vous cliquez sur “géolocalisez-moi” pour trouver l’agence la plus proche ;  
• Vous adresser une lettre d’information ou newsletter sur nos actualités ; 
• Assurer la gestion des cookies via le paramétrage du bandeau cookies (acceptation, refus) avec notre partenaire externe. 

2. Répondre à nos intérêts légitimes : 

• Dans le cadre de la réponse à des demandes via le formulaire de contact ; 
• Nous suivre sur les réseaux sociaux ; 
• Améliorer nos services, et assurer le fonctionnement et la sécurité du Site.

3. Obligations légales : 

• Respect de nos obligations légales et réglementaires ;
• Assurer le traitement des réclamations et litiges éventuels quant à l’utilisation de nos services.

4. Collecte de données fondée sur le contrat ou des mesures précontractuelles

• Répondre à une offre de candidature au recrutement ; 
• Permettre la création et la gestion de votre compte sur l’espace clients ou fournisseurs.

6. Quels types de Données Personnelles collectons-nous sur notre Site ?

• Données collectées depuis le formulaire de contact : objet de la demande, solution, identité (particulier, professionnel, journaliste), nom et prénom, e-mail, localisation du projet, message. 

La zone "message" du formulaire de contact est considérée comme une zone de commentaire libre (dite également « zones bloc-notes »). Dans ce cas, Idex Services invite l’Utilisateur à minimiser au strict nécessaire les données (confidentielles ou à caractère personnel) qu’il transmet lorsque notre Site en offre la possibilité sur le formulaire de contact ou les demandes en ligne conformément au principe de minimisation des données prévu par l'article 5 RGPD.

L’Utilisateur est invité également à ne pas communiquer au sein des zones bloc notes, des données considérées comme sensibles par le RGPD (p.ex. origine raciale ou ethnique, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, appartenance syndicale, données relatives à la santé ou à la vie sexuelle, infractions, condamnations, mesures de sécurité).

Les personnes d'Idex Services chargées de collecter ces commentaires libres sont tenues de suivre les bonnes pratiques de la CNIL sur leur utilisation.

• Données collectées par les cookies : Veuillez consulter la politique des cookies disponible sur notre Site ;

• Données relatives  à votre appareil :   Adresse IP, ID cookies, les pages du Site consultées via votre appareil, l’heure à laquelle votre appareil a accédé à notre Site ;

• Toutes les données que vous choisissez de nous envoyer ou de nous fournir, par exemple, via notre formulaire de contact.

IDEX SERVICES n’est pas autorisé à traiter les Données Personnelles non nécessaires à la poursuite des finalités identifiées et ne pourra lui être reproché de détenir de telles informations dès lors que celles-ci ne vous sont pas expressément demandées et que vous nous l’avez transmis avec votre consentement exprès.

7. Quelles sont les conséquences si vous ne nous communiquez pas vos Données ?

La fourniture des données par la personne concernée est obligatoire dans le cas où elle conditionne la conclusion de notre relation contractuelle ou le traitement est fondé soit sur notre intérêt légitime ou sur le respect d’une obligation légale ou réglementaire.

La communication de vos Données Personnelles peut être facultative, quand le traitement concerné, tel que mentionné dans l’article 4 ci-dessus est fondé sur votre consentement exprès. Nous prenons soin de vous l’indiquer (p. ex. au moyen d’une mention facultative figurant sur nos formulaires de contact accessibles en ligne ou par le bandeau des cookies pour la collecte des cookies non nécessaires). Toutefois, la fourniture de l’ensemble des données mentionnées comme obligatoires dans le formulaire du contact est nécessaire pour bénéficier de nos services. A défaut, l’inscription de l’Utilisateur pour les services ne pourra être effectuée et il ne pourra pas en bénéficier. Les réponses de l’Utilisateur dans les champs non signalés par un astérisque (*) sont optionnelles.

8. Combien de temps conservons-nous vos Données ?

Les Données à Caractère Personnel vous concernant sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées visées à l’article 4 mentionné ci-dessus.

Nous conservons vos Données :

• 3 ans à compter du dernier contact que nous avons eu avec vous (ex. demande d’information de votre part) pour les prospects ;
• 2 ans à compter du dernier contact avec vous pour les candidats à un recrutement ;
• Pour l’Espace Clients et Fournisseurs, conformément aux règles de prescription en matière commerciale et comptable : 5 ans pour les données contractuelles à compter de la fin du Contrat et 10 ans pour les données comptables à compter de la clôture de l’exercice comptable. 
• Pour les Données utilisées lors de l’inscription à une newsletter : les informations seront conservées jusqu’à votre désinscription par l’utilisation du lien de désabonnement prévu à cet effet à la fin de nos emails ;
• Les durées de conservation relatives aux cookies figure dans notre Politique Cookies
• Vos données de connexion sont conservées pendant un an, en cas d’inactivité sur notre site internet.

Au terme des délais de conservation et d’archivage indiqués ci-dessus, vos données personnelles sont soit détruites sans délai, soit conservées à la condition d’avoir été préalablement anonymisées à des fins exclusivement statistiques et ne donneront lieu à aucune exploitation, de quelque nature que ce soit. 

Pour plus d’informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez contacter par courrier électronique notre délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse suivante : dpo@idex.fr.

9. À qui transmettons-nous vos Données Personnelles ?

Dans le cadre de la fourniture de nos services sur le Site, nous pouvons transmettre ou donner accès à tout ou partie de vos Données Personnelles, en fonction de leurs besoins respectifs, à nos services internes et/ou aux sous-traitants suivants :

• Le service chargé de la communication et du marketing d’IDEX SERVICES pour la gestion et l’analyse de la fréquentation du Site, la direction commerciale et des ressources humaines pour répondre à vos demandes ;
• Notre prestataire assurant la maintenance évolutive et la tierce maintenance applicative du Site ;
• Notre hébergeur du Site  ;
• Nos prestataires qui installent les cookies sur notre Site (p. ex. Google, pour la solution d’analyse statistique du comportement de l’Utilisateur du Site (voir sa politique de confidentialité)). Pour plus d’informations sur la liste des fournisseurs de cookies, nous vous invitons à consulter la Politique des cookies ;
• Nos prestataires qui assurent le renvoi des formulaires de contact au service chargé de la communication et du marketing.

IDEX SERVICES pourra être amenée à communiquer vos Données à des tiers dans les cas où une telle communication est autorisée et requise par la loi ou par une décision de justice, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de leurs droits.

En dehors de ces cas, vos Données ne seront cédées ou rendues accessibles à aucun tiers sans votre accord préalable.

10. Quels sont vos droits sur vos Données et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits qui vous permettent d’exercer un contrôle significatif sur vos Données Personnelles et la façon dont nous les traitons. 

Vous disposez, s’agissant des Données Personnelles qui vous concernent, dans les conditions prévues par la réglementation : 

1. Droit d’accès :

Vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos Données Personnelles. 

2. Droit de rectification : 

Vous pouvez demander de modifier ou compléter vos Données Personnelles si vous estimez qu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques et/ou périmées.

3. Droit à l’effacement (Droit à l’oubli) : 

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander la suppression de vos Données Personnelles dans les limites autorisées par la loi.

4. Droit à la limitation du traitement : 

Vous pouvez demander de geler temporairement le traitement de vos Données Personnelles lorsque :

- L’exactitude de vos Données Personnelles est contestée ;

- Vous ne voulez pas que les données soient effacées ;

- Vos données ne sont plus nécessaires pour atteindre les finalités initialement prévues mais ne peuvent pas encore être supprimées pour des raisons juridiques (elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice) ;

- La décision relative à votre opposition au traitement est en cours.

Dans ces cas, le traitement des Données Personnelles vous concernant auquel nous procédons est limité, de sorte que nous pouvons conserver ces Données, mais nous ne pouvons pas les utiliser, ni les traiter autrement.

5. Droit à la portabilité : 

Vous pouvez récupérer vos Données Personnelles pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix, dans un format lisible par une machine, ou lorsque cela est techniquement possible, de demander de les transférer à un tiers, si notre traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat qui avait été conclu avec vous.

6. Droit d’opposition : 

Si vous n’êtes pas d’accord avec un traitement de vos Données Personnelles fondé sur l’intérêt légitime d’IDEX SERVICES, notamment à des fins de prospection commerciale mis en œuvre par IDEX SERVICES, vous pouvez vous opposer à ce traitement, sans frais et à tout moment, en nous indiquant précisément le traitement concerné et les raisons. 

Nous ne traiterons plus vos Données Personnelles sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

7. Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé 

Vous pouvez refuser de ne pas faire l’objet d’une décision prise à votre égard, par le biais d’algorithmes appliqués à vos données personnelles, sans qu’aucun être humain n’intervienne dans le processus.

8. Droit de déterminer le sort des données après la mort : 

Vous pouvez donner des directives sur les modalités de traitement et d’utilisation de vos Données Personnelles après votre décès.

9. Droit au retrait du consentement : 

Vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos Données Personnelles pour lesquelles vous avez donné votre accord à tout moment.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment en adressant un courrier électronique à notre délégué à la protection des données à l’adresse électronique: dpo@idex.fr, avec comme objet du mail « Demande d’exercice de droits » ou à l’adresse postale d’IDEX SERVICES suivante : Mes données personnelles - 18-20, Quai du Point du Jour, 92100 Boulogne-Billancourt. 

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits “Informatique et Libertés” ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une information ou introduire une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy. TSA 80715. 75334 PARIS CEDEX 07. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : cnil.fr. 

11. Vos Données sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE) ? 

IDEX SERVICES ne procède à aucun transfert de vos Données vers un pays tiers à l’Union européenne. 

En cas de transfert de vos données vers un pays n’appartenant pas à l’EEE, IDEX SERVICES s’engage à ce que le transfert soit effectué vers un pays reconnu par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection adéquat (article 45 du RGPD). A défaut,  nous nous engageons à mettre en place des garanties appropriées telles que la conclusion de clauses contractuelles types (article 46 du RGPD). 

Pour l’utilisation des cookies d’analyses statistiques, notre partenaire Google est susceptible de procéder à des transferts de Vos Données vers les Etats-Unis. Ces derniers ont adhéré au cadre transatlantique de protection des données personnelles (“Data Privacy Framework”). En effet,  la Commission européenne constate que les États-Unis assurent un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui de l’Union européenne (cf CNIL). Pour plus d’informations sur les règles de confidentialité de Google, vous pouvez consulter ces pages : 

• Règles de confidentialité de Google
• Règles sur la protection des données 
• Cadres pour les transferts de données 

12. Comment est assurée la sécurité de vos données ? 

IDEX SERVICES s’engage à prendre toutes les précautions utiles et les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, impliquant en particulier la mise en œuvre de moyens destinés à préserver la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

13. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Pour toute question relative à l’utilisation de vos Données Personnelles en vertu de la présente Politique, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@idex.fr, ou par courrier à l’adresse postale : Mes données personnelles - 18-20, Quai du Point du Jour, 92100 Boulogne-Billancourt. 

14. Comment pouvez-vous suivre les mises à jour de la présente Politique ? 

La présente Politique a été mise à jour le 05 novembre 2024.

Nous nous réservons le droit de modifier périodiquement cette page. Nous vous invitons donc à la consulter régulièrement. 

Matomo